Die Anschaffung eines Kopierers ist eine wichtige Investition für jedes Kleinunternehmen. Er dient oft nicht nur dem reinen Kopieren, sondern auch als zentraler Knotenpunkt für Drucken, Scannen und Faxen. Ein gut gewähltes Gerät kann die Effizienz steigern und langfristig Kosten senken.
Ein Fehlgriff hingegen führt zu Frustration, hohen Betriebskosten und unnötigen Ausfallzeiten. Bevor Sie also Ihren neuen Kopierer kaufen, sollten Sie sich eingehend mit den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens auseinandersetzen.
Die schiere Vielfalt an Modellen und Funktionen auf dem Markt macht die Entscheidung nicht einfach. Dieser Artikel beleuchtet die entscheidenden Kriterien, die Sie vor der Anschaffung sorgfältig prüfen sollten, um sicherzustellen, dass Sie ein Gerät wählen, das optimal zu Ihren Arbeitsabläufen und Ihrem Budget passt.
1. Das Benötigte Druck- und Kopiervolumen
Das monatliche Druckvolumen ist der wichtigste Faktor bei der Auswahl. Kleinere, günstigere Geräte sind oft für ein niedriges Volumen (z. B. 500 bis 1.000 Seiten pro Monat) ausgelegt. Ein übermäßiges Beanspruchen dieser Geräte führt schnell zu Verschleiß und hohen Wartungskosten.
Ein mittelständisches Gerät, das für 3.000 bis 5.000 Seiten pro Monat konzipiert ist, mag in der Anschaffung teurer sein, bietet aber niedrigere Seitenkosten und eine höhere Zuverlässigkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst oder einen höheren Kopierbedarf hat.
Schätzen Sie realistisch ein, wie viele Mitarbeiter das Gerät nutzen werden und welche Art von Dokumenten Sie täglich verarbeiten.
2. Multifunktionalität (MFP) oder reiner Kopierer
In der modernen Bürowelt ist der reine Kopierer fast ausgestorben. Stattdessen dominieren Multifunktionsgeräte (MFPs), die Kopieren, Drucken, Scannen und oft auch Faxen in einem Gerät vereinen.
Für ein kleines Unternehmen ist ein MFP meist die wirtschaftlichste und platzsparendste Lösung. Überlegen Sie, wie wichtig die Scan-Funktion ist (z. B. ob Sie Dokumente digital archivieren müssen) und ob Farbdrucke für Marketingmaterialien oder Präsentationen benötigt werden.
Wenn 99% Ihrer Arbeit nur Schwarz-Weiß-Kopien sind, könnten Sie durch den Verzicht auf Farbfunktionen erhebliche Kosten sparen.
3. Betriebs- und Verbrauchskosten
Der Anschaffungspreis ist oft nur ein kleiner Teil der Gesamtkosten. Die sogenannten Total Cost of Ownership (TCO) sind entscheidend.
Dazu gehören die Kosten für Toner, Tinte, Trommeleinheiten, Wartung und Reparaturen. Manche Hersteller bieten Geräte zu einem niedrigen Preis an, verlangen aber hohe Preise für die Verbrauchsmaterialien, was die Kosten pro gedruckter Seite in die Höhe treibt.
Beim kopierer kaufen sollte man immer die Tonerkapazität und den geschätzten Preis pro Seite (Kosten des Toners geteilt durch die geschätzte Seitenleistung) vergleichen.
4. Geschwindigkeit und Verarbeitungsfunktionen
Die Druckgeschwindigkeit, gemessen in Seiten pro Minute (ppm), ist besonders in einem geschäftigen Büro wichtig. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig große Aufträge drucken müssen, kann ein langsames Gerät zu Staus und unnötigen Wartezeiten führen.
Darüber hinaus sollten Sie auf automatische Dokumentenzuführung (ADF), Duplex-Druck (automatischer beidseitiger Druck) und verschiedene Papierfacheinstellungen achten. Diese Funktionen erhöhen den Komfort und die Geschwindigkeit bei der Verarbeitung umfangreicher Dokumente.
5. Konnektivität und Integration ins Netzwerk
Ein moderner Kopierer muss sich nahtlos in Ihr Firmennetzwerk integrieren lassen. Achten Sie auf Optionen wie Ethernet-Anschluss, Wi-Fi-Fähigkeit und die Möglichkeit, von mobilen Geräten oder Cloud-Diensten (wie z.B. Online-Speicherplattformen) aus zu drucken.
Die Benutzerfreundlichkeit des Touchscreens und die Einfachheit der Netzwerkeinrichtung sind ebenfalls ausschlaggebend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter den Kopierer effizient nutzen können. Es ist wichtig, dass der Kopierer kaufen Prozess auch die zukünftige digitale Anbindung berücksichtigt.
